İlaç Takip Sistemi'nin yürürlüğü 01.07.2009 tarihine ertelenmiştir.

            2.2.2008 tarihinde yürürlüğe giren Beşeri Tıbbi Ürünler Ambalaj ve Etiketleme Yönetmeliği değişikliği ile yürürlüğe giren karekod uygulaması ile ilaçla ilgili tüm noktalarda yenilenme ihtiyacı ortaya çıkmıştır. İlgili yönetmelik ve Genel Müdürlükçe yayımlanmış kılavuzlara göre, eczanelerin İlaç Takip Sistemi'ne uyumu için öncelikle şu iki şeyi yapmaları gerekmektedir:

1. Karekod okuyabilen Barkod okuyucu(lar) edinmek,
2. Halen var olan eczane yazılımlarının karekod uyumunu sağlamak. İlaçları İTS’ye bildirmek için Eczane yazılımları kullanılması gerekli görülmekte ve yazılım edinşilmesi tavsiye edilmektedir.

            Bunlardan önce, Eczanelerin illerdeki İl Sağlık Müdürlüğü Eczacılık Şubelerine giderek İlaç ve Eczacılık Genel Müdürlüğü otomasyonuna (IEGM2007) bilgilerini güncellemeleri istenmektedir. Eczacıların mutlaka bu veritabanına kaydolması gereklidir. Bilgilerini IEGM2007 sisteminde güncelleyen eczanelere İTS kullanıcısı ve şifresi verilebilecektir.

            Bu bilgiler içinde eczacıların e-mail adresi istenmektedir. Eczacıların özellikle, sürekli kontrol ettikleri bir mail adresi vermeleri gerekmektedir. İTS'ye erişim için kullanılacak kullanıcı adı ve şifreler bu adrese gönderilecek bir prosedürle sağlanacağından bu e-mail adresi önem taşımaktadır. Eczacı kullanıcı adını kendisi oluşturacak, şifrelerini de kendisi değiştirebilecektir. 

            Karekodlu ürünlerin Temmuz 2009 başında eczanelere ulaşması beklenmektedir. Karekodlu ürünlerin yukarıdaki değişiklikler yapıldığı halde satılabileceğini, aksi halde sıkıntı yaşanabileceği düşünülmektedir. Bu sebeple; Eczanenin en kısa sürede bir yazılım edinmesi ya da yazılım güncellemesi yapması tavsiye edilir. 

            Eczaneler SGK ekranından eskiden olduğu gibi provizyon alabilecek, karekodlu ürünlerin İTS Web servislerine "Alım Onay bildirimi" ve "Satış bildirimi", iade, iptal, deaktivasyon işlemleri ve SGK web servisine "Reçete Onay Bildirimi" serbest eczane yazılımları ile yapılabilecektir. 

            Eczanelerin eczane yazılımı satın alırken ya da değişikliğini yaparken ‘İlaç Takip Sistemi’ne ‘tam uyum’ sağlanması taahhüdünü almaları önerilmektedir.

            Ecza depoları sisteme dâhil olacaklardır. Eczanelerin ecza depolarından satış bilgilerini elektronik ortamda alabilmeleri için ecza depolarından bu bilgileri talep etmeleri tavsiye edilmektedir.  Ecza depoları satışlarını İTS'ye bildirdiklerinde, İTS'nin verdiği onay numarasını eczaneye bildirmeli veya fatura üzerine koymalıdır. 

            Ecza depolarından bazılarının sisteme girişleri bazı zorluklar sebebiyle gecikebilecektir. Bundan dolayı, sistemin başlangıcında eczanelere gelen ürünlerin ecza depolarınca sisteme kaydedilmiş olması zorunlu olmayacak ancak bu durum bir soru oluşturmayacaktır.

            İTS kesinlikle eczaneleri takip etmek üzere kurulmuş bir sistem değildir. İTS mali bir takip sistemi de değildir, mali konularda hiçbir bilgi içermemektedir.


Eczanelerin SGK ile süreçleri aşağıdaki gibi olacaktır:

            1. Alım esnasında hangi ürünlerin hangi ecza deposundan alındığını bilmek gerekmektedir. Ecza depoları, sattıkları ürünleri İTS’ye bildirmişlerse, eczacıya bildirimin yapıldığı hakkında bilgi verilmelidir. Eğer ecza deposu İTS'ye bildirim yapmamışsa, eczacının bu ürünleri kabul ederken tek tek okutup kendi yazılımına kaydetmesi tavsiye edilmektedir. Bu ürünlerin hangi ecza deposundan alındığı böylece bilinecek ve ispatlanacaktır. Teslimat esnasında ürünleri getiren depo görevlisinin imzasının talep edilmesi faydalı olacaktır. Eczacıların aldıkları ürünlerin bilgilerini İTS sistemine bildirmeleri durumunda ürünlerin çalınması vb. gibi durumlarda, bu ürünler başka yerde satılamaz hale gelecek veya ürünler hakkında tekrar doğrulama yapmaya gerek kalmayacaktır.

Sistemin bir geri ödeme kurumu oalrak SGK ile işleyişi özetle şu şekildedir:

1. Eczane reçeteyi -eskiden olduğu gibi- SGK ekranından girerek hastaya ürünleri satabileceğini ilgili kurumdan kontrol eder. (Provizyon),
   
2. SGK eczanenin talebi uygunsa eskiden olduğu gibi bir “Reçete Kontrol Numarası” döndürür.
   
3. Bunun üzerine, bu bilgiler SGK yazılımının loglarından eczane yazılımı tarafından alınır.
   
4. Eczacı, hastaya vereceği bütün karekodlu ürünleri kendi eczane yazılımına okutur, kaydeder.
   
5. Eczacı, eczane yazılımı aracılığı ile bu ürünleri bir “satış” olarak İTS'ne bildirir.
   
6. İTS bildirilen ürünleri kontrol eder, doğru ise eczaneye bir “satış onayı” döndürür.
   
7. Ürünler onaylanmışsa, Eczane yazılımından SGK'ya “reçete satış onayı” ile kesinleştirir. Buna “Reçete kesinleştirme” diyebiliriz. Dönem kesinleştirmeden önce ve reçetenin verilmesini takiben uygun bir zamanda reçete kesinleştirmenin yapılması gerekmektedir.
   
8. Kesinleştirmeyi takiben SGK, İTS'den eczanenin sattığı ürünleri kontrol eder.
   
9. İTS, o reçete için bildirilen ürünlerin bilgilerini SGK’ya döndürür.
   
10. SGK İTS’den gelen bilgilere göre reçeteyi ödemeye alır.
    

            Diğer geri ödeme kurumlarının süreçleri de benzer şekillerde olacaktır.

            Yukarıdaki süreçlerden, “İTS satış bildirimi” ve reçete kesinleştirme süreçleri eczane çalışmalarına bir yenilik olarak gelmiştir. Eczanelerin kullandıkları yazılımlar aracılığı ile eklenen bu süreçlerin işletilmesi eczanelere ek yük getirmeyecektir.

            Eczanenin elinde olmayan ilaçların temin edilmesine kadar diğer ilaçların da hastaya verilmesine bir engel yoktur. Bu şekilde, eczane yazılımlarına kaydı yapılan ilaçların hastaya verilmesinde bir sakınca görünmemekte, diğer ilaçlar verilince bildirim tekrarlanarak reçete tamamlanabilmektedir.

            Artık ilaçların kupürlerinin kesilmesine gerek kalmamıştır. Her sistemin değişmesi esnasında birçok hatalar olabilir, eczacılarımızın sistemi iyi algılayıp ona göre davranmaları gerekmektedir. 

            Geçiş sürecinde hem karekodlu hem de kupürlü ürünler bulunacağı için, eczacılar kupürlü ürünlerin kupürlerini reçete arkasına yapıştıracak, karekodlu ürünleri ise sisteme bildirecektir.

            Ürünlerde hem kupür hem de karekod varsa yönetmeliğe göre kupür üreticiler tarafından iptal edilerek piyasaya verilecektir. Kupürü iptal edilmemiş karekodlu ürünlerin karekodları sisteme bildirilmemiştir. Bu ürünler kupürleri kesilerek satılmaya devam edecektir. 

            Diğer süreçler; sarf, imha, alım iade, satış iptali şeklindedir. Bunlara göre, bir çok eczane yazılımı İTS uyumu sağlamıştır. Eczacı; yazılımında, yaptığı her işlemi bir kayıt olarak tutacak, işlemlerini kolaylıkla yapacaktır.

            İlaç Takip Sistemi'ne eczane yazılımlarının erişimini sağlamak üzere her eczacıya bir kullanıcı adı ve bir GLN numarası tahsis edilecektir. GLN, İl Müdürlüklerinden eczacının kaydı yapıldığı zaman verilmiş olacak, sistemce gönderilen maillerde bulunacaktır.